Mats Jensen om digitalisering inom offentlig sektor

I hans något nedtonade kontor står en ståtlig krukväxt. Dock i plast.

– Jag har verkligen inte gröna fingrar, säger Mats Jensen.

Total samklang med yrket. Färgen grön står däremot inte i kontrast mot hans tidigare yrke. Då var hans kläder av den kulören och han var reservofficer inom det militära.

– Efter jag gick färdigt gymnasiet hade jag inget sug efter att plugga alls. Så då fick det bli militären ett par år innan det kom tillbaka.

1988 flyttade han och hans sambo till Karlstad för att plugga. Han till dataingenjör och hon till lärare.

– Varför jag började utbilda mig inom IT är för att det förändras hela tiden, en kunskap du hade för tre år sedan är i dag irrelevant. Så fort går utvecklingen. Det är det som är spännande.

– Under mina år i militären fann jag en kompis som jobbade på Valmet. Där fick jag också genomföra mitt examensarbete.

På Valmet gillade de onekligen vad de såg, därför anställde de Mats direkt innan han var färdig med sin utbildning. Sista halvåret kombinerade han alltså en halvtidstjänst med heltidsstudier.

Bolaget Valmet är ett finskt sådant. Där blev Mats kvar länge, hela 16 år. Och det hade mycket väl kunnat blivit längre än så.

– Jag trivdes väldigt bra men de finska cheferna började styra och ställa för mycket, enligt mig. Bland annat centralisera verksamheten till Helsingfors. Jag gillar när jag får vara med och vara delaktig och påverka utvecklingen. Här blev jag mer av en fotarbetare, så att säga.

Privat till offentlig

På grund av det bytte också Mats jobb. Vid 2005 klubbades det politiska beslutet igenom att all IT inom Karlstads kommun skulle centraliseras. Där blev Mats, år 2007, en av tre enhetschefer.

– Det var ett svettigt jobb. Vi byggde upp allt från grunden. Organisation, arbetssätt och infrastruktur. Otroligt spännande upplevelse men också lite jobbig. När en så stor förändring sker blir folk oroliga, i detta fall om att inte kunna få samma hjälp eller ha samma påverkan på IT:n. Till och med på den tiden, innan smartphones, räckte inte ens mitt mobilbatteri en hel dag. Konstant i samtal för att lugna och dämpa oron, minns han.

Men centraliseringen har på många sätt varit en vinst för kommunen. IT:n, med Mats i spetsen, står sig väldigt starkt. År 2013 och 2014 vann de priset Årets IT-kommun, och nu i fjol förlorade de i finalen mot Lidingö om Sveriges bästa digitaliseringskommun. Onekligen starka papper.

– Vi har haft ett väldigt högt förtroende hos politiker, de har varit nöjda med det vi gjort och sett att det skett förändringar. Tidigare har inte intresset för IT funnits hos dem, men det kommer nu, vilket är kul.

Hur märks det?

– Får fler beslut att utreda och hitta lösningar på saker. Bland annat förbättra Mina sidor på hemsidan så att man lättare kan hitta i sina ärenden, digital signering så man slipper posta massa underskrifter fram och tillbaka eller ett bättre e-arkiv.

Vilket parti driver flest frågor av den här typen?

– Miljöpartiet är ganska aktiva. Jag tror det handlar vilka politiker de har och vilka som vill driva sådana saker, och där är faktiskt de framstående. Även Moderaterna ligger bakom endel.

– Att jobba på ett affärsdrivet företag handlar hela tiden om att maximera businessen. Fylla plånboken hos aktieägare. En stor anledning till att jag valde Karlstads kommun. Där det mer handlar om att maximera nyttan av skattemedel. Jag gav faktiskt ett löfte till mina kollegor på Valmet när jag slutade och det var att jag skulle säkerställa att ni får bra utveckling för era skattemedel.

Hur ser du till att det blir så?

– Det absolut viktigaste sättet är att se till att den IT:n vi levererar ut kommer till användning. Hela tiden få den att effektivisera, göra det lönsammare och att den har miljövinster. Måste finnas ett mål med den som betyder något för den verksamhet vi bedriver. Alltid ställa sig frågan ”Vem vinner något på det vi nu tar fram?”. Jag tror medarbetarna stimuleras av det. Det är ju inte så kul att utveckla något för att jag säger det, desto roligare för att någon av våra verksamheter får ut något av det.

Hur snabbt ska en kommun ta till sig nya digitala verktyg och hjälpmedel?

– Det är en balansgång att ta till sig nya tekniker. Gör man det för tidigt blir det ofta dyrt, krångligt och man stöter på olika patrull. I regel är det därför bättre att vänta.

Politiska beslut fyller ofta kommentarsfält. Gäller det även era investeringar och förändringar?

– Inte haft så mycket ifrågasättande. En sak vi däremot borde förbättra är att göra nyttovärderingar. Vi gör det mesta på uppdrag av verksamheterna i Karlstads kommun. Det är dem vi levererar till och de ska hämta hem nyttan. Här tror jag vi kan bli bättre och hjälpa dem att värdera nyttan från början, på så vis kan vi svara upp bättre på de som är kritiska.

– Tidigare kommundirektör Anna Sandborg sa en klok sak. ”Om du inte kan stå på torget och berätta om vad du gör, då ska du inte göra det.” och det bär jag med mig för att alltid kunna försvara de förändringar vi gör för Karlstads invånare.

Hur är responsen bland invånarna?

– Inte fått så mycket respons faktiskt, tror det beror på lågt intresse. Vi har också ganska högt förtroende hos dem vilket jag tror är grunden i det. De litar på att vi förvaltar skattepengarna.

– Sedan blommar det ju ibland upp i media om resor vi gör. Det är alltid svårt att motivera en investering i kompetens för en långsiktig förändring mot kostnaden. Där har vi misslyckats i kommunikationen av det.

Har du varit på en sådan resa?

– Jag har varit på resor, ja.

Även en uppmärksammad?

– Ja det har jag.

– En kommun utvecklas precis som alla andra för att vara i framkant. Och det betyder att vi måste vara i framkant när det gäller digitala lösningar och arbeta smart. Ta lärdom från andra kommuner och andra verksamheter. Det är mycket bättre att vi gör en förändring som vi vet funkar än att börja från noll. Gör vi så får vi också fram vad som varit svårt och kan därför undvika det själva.

– På Valmet är affärsmodellen ganska isolerad. Sälja pappersmaskiner. Här har vi mycket fler verksamheter. Energibolag, vindkraftverk, Mariebergsskogen. Vård och omsorg och skola, just att balansera det och få ihop det så att IT:n är lika bra för alla är en utmaning. Det sticker ut i jämförelse med all annan näringsverksamhet.

Hur mår kommunen digitalt?

– Vi mår väldigt bra och ligger långt fram.

Varför?

– Vi har högt förtroende hos politiker och vi har haft en finansiering som har möjliggjort en utveckling med hjälp av IT.

En större budget med andra ord?

– Nej, vi jobbar inte med budget på det sättet utan all IT-finansiering grundar sig i vilka behov verksamheten har. Vi har därför ingen undre eller övre gräns för vad det får kosta. Andra kommuner har problem med att finansiera vad de nu vill utveckla och då får man göra besparingar på andra håll istället.

– Sedan tror jag att vi vinner mycket på att vi har all IT under samma tak. Det blir mycket lättare att göra gemensamma satsningar.

– Om jag ska se en utmaning som vi fortfarande har kvar här i kommunen, det är med att i takt med att verktyg och hjälpmedel blir allt mer digitaliserade är det en utmaning att hålla kompetensen bland medarbetarna tillräckligt hög bland dessa. Att få folk att lita på det digitala. På de ärenden vi får in på supporten nu ser vi att de är av en svårare karaktär. Vilket på något sätt är ett bevis för att kompetensen ökat, gläds han.

Rustade för corona

När pandemin bröt ut ställde det också krav på det digitala i allmänhet och IT-avdelningen i synnerhet. Distansundervisning skulle ske i alla landets gymnasieskolor fram till sommaren.

– Vi har fått gjort en stor omställning nu i corona att se till att alla ska kunna ha nytta av hjälpmedel hemifrån. Det var mycket jobb med att få igång just distansundervisningen. Så då fick våra strateger vara ute på plats och hjälpa till hands on, så att säga. En grej jag är väldigt tillfreds med är att allt det tekniska redan fanns. Vi hade Microsoft teams på plats så det var bara att koppla på. Vi, på avdelningen, säger ofta ”Tänk om detta hänt för fem år sedan”, då hade vi haft det tufft att ställa om verksamheten på det sätt som vi kunde nu, konstaterar Mats.

– I och med corona har vi fått väldigt mycket uppskattning av annan personal utanför IT.

”Jaså nu passar det!”

– Hahaha, det har ökat förståelsen för att vi behövs.

Fick avbryta flugfisket

Pandemin åsido har Mats varit med när det blåst förr. Kryptoattacken 2015 och det stora nätfisket 2018, närmast i minne.

– Vi fick in ett e-postmeddelande som var ett nätfiske som kom från en näringsidkare här i staden. Landade i skräpposten hos en medarbetare men den trodde på det här mejlet och flyttade det till sin vanliga inkorg. Och det här gjorde att det spred sig väldigt snabbt.

Vad som i praktiken hände var att alla Karlstad-mejlar svarade och skrev ett nytt mejl till alla de någonsin mejlat med. I mejlet var det en knapp där det stod ”Klicka här för att veta mer”. När man väl klickade på knappen kom man till en sida som såg ut exakt som Karlstad.se och där skulle man ange sina inloggningsuppgifter som sedan gav hackarna åtgång till kontona. Klassisk nätfiske efter kommunal och intressant information.

– Otroligt stressigt var det. Det var på en helg och jag stod och flugfiskade i norra Klarälvdalen när jag fick första samtalet. Det var bara att veva in och sätta sig i bilen. Onekligen en lärdom och nu är vi mycket mycket säkrare för liknande händelser.

– 2015 blev vi drabbade av ett omfattande kryptovirus. Så vi fick dra ut strömmen rent fysiskt. Sedan fick vi jobba en hel helg med att återställa information från backupen. Också en svettig upplevelse.

När den lugne och analytiske, totalt avspände, Mats säger att det var stressigt, så var det förmodligen också det.

Vad har ni på g framöver rent digitalt?
– Om att kunna vara på plats virtuellt i Karlstad. Och att till exempel kunna gå runt i stan och se en byggnad och se hur länge den stått där och annan historia runt den. Eller hur jag hittar närmsta toalett. Mer interaktivitet.

– Karlstad växer, en sida vi jobbar mycket med är exempelvis VR för att visa hur de färdiga byggnaderna ska bli innan de byggs. Man bygger staden virtuellt före fysiskt så att medborgare kan förstå hur byggnaden eventuellt skulle påverka dem. Sjöutsikt, skugga eller vad det nu kan vara.

– Sedan jobbas det mycket med RPA, Robot process automation. I kommunen gör man mycket handläggning. Ärenden ska behandlas. Man ska besluta om ärendeföljden. Ta fram data och statistik. Det här är ofta repetitiva, enkla och omfattande uppgifter som lika gärna en dataprogramvara kan göra. Just nu sitter bland annat en dator och har hand om matdistributionen inom hemtjänsten. Även en här som har hand om inventariet av datautrustning. Vi tittar också mer och mer på AI.

– Vi jobbar mycket med IOT, Internet of things. Soptunnor som talar om när man ska tömma dem. Blommor som talar om när de ska vattnas. Här finns det vansinnigt mycket att göra. En dyr post för kommunen är rondering. Det ska vi inte göra om det inte behövs. Utöver det, se till att nämnder och skolundervisning kan ske digitalt har vi även lagt ner ett stort säkerhetsarbete. I samband med kriser passar trollen på att utnyttja den med desinformation och att hitta sårbarheten när människor sitter hemma och arbetar med en lite sämre brandvägg.

Vem är din förebild?

– När jag var nere på kvalitetsmässan lyssnade jag bland annat på Petter Stordalen. Han lyckas få sin personal att känna sig viktig i sitt arbete. Han är duktig att skapa kulturen att alla är viktiga. Där vill jag själv vara. Men jag har en bit kvar, jag är inte den tuffa mannen som står högst upp.

Vad gör en bra företagsledare/chef?
– Har tillit sin medarbetare och hela tiden få dem att förstå varför deras jobb är viktigt.

Vilket är din bästa och sämsta egenskap, jobbmässigt?
– Jag är framåtseende. Jag kan snabbt se vad som kan komma vara till nytta längre fram och vad som kan bli problem.

– Det sämsta blir kanske just det, att jag vill ha det lite för mycket på mitt vis.

Varit tillförordnad i ett år nu när blir du fast?
– Om de gillar mig och när jag skickar in en ansökan för det, säger han ödmjukt.

Du har blivit kvar länge på dina arbetsplatser.
– Ja, så länge jag trivs har jag inga problem att vara kvar länge.

Var hämtar du inspiration ifrån?
– Mycket samtal ifrån våra verksamheter.

Vad gör du om tio år?
– Då är jag pensionär, haha nej skämt åsido så länge jag får vara med i den kraftiga digitala utvecklingen på kommunen och göra nytta så stannar jag gärna.

Vad gör Karlstads kommun om tio år?
– Oj, då har vi massa AI som hjälper oss. Vi pratar mycket med tekniska grejer som gör saker åt oss.

Mats i korthet

• Namn: Mats Otto Jensen
• Ålder: 52
• Yrke: Tillförordnad IT-chef, Karlstads kommun
• Första digital pryl: En klumpig mobiltelefon. Jag har faktiskt aldrig ägt en egen mobiltelefon
• Så ofta hängde Mats på MSN: Jag hängde aldrig där
• Det tycker Mats om influencers: Jag gillar inte influencers som driver på konsumtion och felaktiga ideal. Om man däremot gör någon nytta med sina följare typ som Greta Thunberg, jättebra. Problemet är att det är lite övervikt åt det förstnämnda
• Appen Mats använder för ofta: Min pension, haha! Jag är ju så orolig av mig och det händer mycket på börsen nu så jag måste ha koll